Докладната записка е внесена от група общински съветници, които посочват, че в средствата за масова информация тече реклама за Националния събор на народното творчество и животновъдство Рожен 2019. Освен това на сайта на Община Смолян е посочено, че съборът се организира от Община Смолян и от Сдружение „Рожен – наследство в бъдещето“. Общинският съвет на Смолян обаче не е вземал решение Общината да провежда Национален събор на народното творчество и животновъдство в дните от 19 до 21 юли, не е вземал решение за публично-частно партньорство със Сдружението, не е упълномощавал кмета Николай Мелемов да предприема фактически и правни действия във връзка с организирането и провеждането на Събора, не е одобрявал бюджет на Събора, както и разходването на финансови средства за неговата организация и провеждане. Общинският съвет не е информиран от кмета Мелемов за поетите от Община Смолян ангажименти, се казва още в докладната записка. Във връзка с това групата общински съветници искат на предстоящото заседание кметът Николай Мелемов да ги запознае с извършените от него и от общинската администрация действия по организацията и провеждането на Събора, да представи сключените договори, да запознае Общинския съвет кога и от кого е взето решението за провеждане на събора през 2019 година, как и в каква процедура е избрано Сдружение „Рожен – наследство в бъдещето“ за съорганизатор на събора. Освен това Мелемов трябва да обясни какви са направените разходи от бюджета на Общината до момента, какви са планираните разходи за провеждането на Събора и какъв е източникът на тази дейност.